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事務所に紙ゴミがあふれている読者のお便りを紹介します。
ときどき断捨離をするそうですが、いつのまにか、また紙ゴミがたまるそうです。
こんなときはどうしたらいいのでしょう？
私の考えをお伝えします。
まず、メールを紹介します。BIG Sさんからいただきました。
紙がたまって気分がよくない
件名：まずは事務机周辺から片づけたいです。
72歳男性です。アルバイトで平日10時から午後4時まで勤めています。
仕事内容は老人憩いの家という会館の事務所です。
近隣の高齢者の方の見守りがメインの仕事ですが、少しばかりパソコンが使えるので、街の各種団体の会計もしています。
すると書類や納品書、メモ書きなどが捨てられず、気付くと乱雑な事務所で気持ちが落ち着きません。
何度も心機一転大掃除をして、思い切って断捨離も敢行するのですが、何故か中途半端でまた捨てられない書類などで一杯になり、片付けを先送りにしている自分がいます。
これから筆子さんの記事を読ませていただいて実践報告を送らせていただきます。
追伸；自分も下手ながらホームページを作って反省点を記事としてUPしたいです。
BIG Sさん、はじめまして。お便りありがとうございます。
平日毎日6時間、週30時間も働いているのですね。すばらしい。
もしかしたら来月3月は決算で忙しいかもしれませんが、紙ゴミは早めに攻略したほうがいいです。
私ならこうする、というアイデアをお伝えします。
1.1日15分確保する
まず、紙ゴミ処理のための時間として1日15分だけ確保してください。
整理すべき物が多くて、大変そうなときや、膨大な作業量になりそうで心理的にきついとき、その他の理由で腰が重いときは、作業の細分化が1番有効です。
作業を細分化することは、先延ばし防止にもなります。
整理する時間はいつでもいいです。
朝、いつもの業務をする前の15分、昼休みが終わって、午後の部に入る前の15分、1日の終わりの15分など、都合のいい時間帯を決めて、この時間は何がなんでも紙ゴミを整理してください。
時間帯を決めたら忘れないようにカレンダーやTo-doリストに記入するといいですよ。
私なら紙ゴミの整理は1日の終わりにします。以下、1日の終わりだと仮定して実際の作業のやり方の案を書きます。
2.入ってくる紙を攻略する
はじめは、日々、入ってくる紙を整理することをおすすめします。
1.入ってくる紙は、全部同じ場所にまとめる
入ってきた紙は、全部同じ場所に置いておきます。
事務所のあちこちに散財させないでください。
トレイみたいなものを使うといいでしょう。
2.時間が来たら作業開始
紙の整理タイムが来たら、その日入ってきた紙を見て、片付けていきます。
実際、どんな紙が入ってくるのかはわかりませんが、たとえばこんなふうに分けてはどうでしょうか？
1.）ゴミ⇒即捨て
DMやカタログ、用がすんだメモ、お知らせのたぐいは、その場で捨てます。
紙の整理がある程度終わるまでは、「このカタログ、あとで見たいから取っておこう」などと考えないほうがいいです。
取っておかないと仕事ができないものだけを手元に残し、あとは速攻で捨ててください。
2.）処理が必要なもの⇒所定の場所に置く
パソコンに入力しなければならない伝票類など、あとで処置が必要なものは、同じ場所にひとまとめにしておきます。
量が多いなら、書類を入れる専用のトレイ、たいして量がないなら、紙ばさみや封筒に古いものを下にして入れておくといいでしょう。
初日にすべき、入ってくる紙の処理作業はこの2つだけです。
3）処理をした紙⇒所定の場所にファイリング
2日目からは、処理をした紙のファイリングをする作業も始めます。
きのう、処理をするために残した紙のうち、きょうパソコンに入力をして処理が終わった紙類を所定の場所にファイリングしてください。
このとき、処理をした段階で不要になったものや、残す必要のない紙は捨てます。
つまり、2日目から、紙の整理タイムにやることは、
作業1：その日入っていた紙を2つにわける（ゴミは捨て、処理が必要なものは所定の場所におさめる）
作業2：その日処理を終えた紙を2つにわける（用済みのものは捨て、ファイリングが必要なものはファイリングする）
この作業を3ヶ月ほどすれば、その3ヶ月に入ってきた紙は、ちゃんと処理ができているので、あとは、紙の整理を始める前にためこんでしまったものを片付けるだけです。
3.同じ種類の紙を同じ場所にファイリングする
BIG Sさんの事務所が紙だらけになるのは、たぶん、仕分けやファイリングがしっかりできていないからだと思います。
メインの憩いの家の経理以外に、ほかの団体の経理もしているから、いろいろな紙がごっちゃになってしまうのではないでしょうか？
家の中の物も、しまい場所がはっきりしていないと、床や机の上にどんどんあふれてしまいます。事務所の紙も同じだと思います。それぞれの紙の行き先を明確にすると、今より混乱がおさまるはずです。
私なら、それぞれの団体ごとに、1つずつフォルダーをあてがって、お互いが混ざり合わないようにします。
私は紙の整理には3つ穴フォルダーを使っていますが、日本にも類似品はあるだろうし、すでに専用のフォルダーを使っているかもしれませんね。
4.入ってくる紙を見ながら、紙を減らす工夫をする
毎日入ってくる紙を整理しながら3ヶ月ぐらいたつと、ふだんどんな紙がどんな時期にどのぐらいの量入ってくるのか、検討がつきます。
紙の流れがつかめたら以下の作業をしてください。
入ってこなくてもいい紙は止める
不要なDMやカタログが入ってくることに気づいたら止めます。
デジタルで見られるものはデジタルで見ることにする
デジタルで情報が提供されているものは、極力デジタルで見るようにしてください。
スキャン
以前、スキャンできるものはスキャンして情報を残すことをおすすめしました⇒紙や書類を捨てるのがすごく苦手な人におすすめする紙の片付け方。
BIG Sさんが、ふだんファイリングしているもので、スキャンしたデータを残せばいいものがあったら、スキャンして、紙のほうは捨ててください。
5.入ってくる紙をうまく処分できるようになったら古い紙を攻略
入ってくる紙をある程度コントロールできるようになったら、1日15分の整理タイムに、古い紙を捨てる作業も入れてください。
やり方は簡単で、そのへんに山になっている紙を一束つかんで、いつもの整理タイムにやっている要領で、ゴミと、ファイルしなければならない紙をわけて、残す紙は所定の場所にファイリングするだけです。
そのへんに山になっている紙は、入力処理などは終わっているはずですから。
以上の作業を半年ぐらいすれば、すっきりした事務所になると思いますが、どうでしょうか？
毎日コンスタントに一定量の紙が入ってくると考えて、以上のプランを書きましたが、紙が入ってこない日があるなら、その日は、古いゴミの片付け作業をしてください。
成功させるポイント
最後に書類をすっきり片付けるコツを書いておきます。
1）1日15分でいいけど、毎日コンスタントに行う
大々的な断捨離をする必要はありませんが、毎日、少しずつ確実に前に進んでください。
これまで、断捨離に失敗したのは、一気にやろうとしすぎたからではないでしょうか？
2）不要な紙はさっさと捨てる
経理業務上、取っておかなければならない紙だけを残してください。
すべては仕事で使う書類ですから、私物のように、「この紙、あとでいるかも、この資料、取っておくといいかも」などとは考えないと思いますが、念押ししておきます。
取っておく必要のない紙まで取っておくと、自分の仕事が大変になり、机周りが散らかるだけで、いいことは何1つありません。
捨てるのが不安なら、繰り返しますが、スキャンして残してください。
3）1人でやれないときは応援を頼む
ものすごく大量に紙があって、とても1人では片付けられないときは、正社員（がそばにいるかどうかわかりませんが）と一緒に作業してください。
4）作業方針を決めてから取り組む
今回、私が書いたプランのように、これからする作業の流れをある程度決めて、頭に入れてから、作業をしてください。
いきあたりばったりにやっていると効率がよくありません。
私が書いたようにする必要はなく、BIG Sさんが、実情に合わせて、独自の作業プランを考えてくださいね。
では、BIG Sさんの机周りがきれいになることを祈っています。
仕事の紙の片付け・関連記事もどうぞ
たくさんある仕事の書類をどうしても捨てられなくて困っています←質問の回答。
家中に書類があふれているとき、紙類を上手に断捨離する7つのヒント。
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事務所にたまっている紙をすっきりさせる方法をお伝えしました。
自宅、事務所かかわらず、紙をいっぱいためている人は、ほかにもたくさんいらっしゃると思います。
たまってしまう理由は
・必要のない紙まで持っている
・必要のない紙まで入れてしまっている
・紙が入ってきたあとさっさと処理しない
この3つだと思います。
必要のない紙は、中に入れず、万が一入ったら、キープするのではなく、捨ててください。
繰り返します。捨ててください。
これが、紙ゴミをためないコツです。
ではあなたも、感想や質問などありましたら、お気軽にメールください。お待ちしています。
