書類を見ている人

ミニマルな日常

紙や書類を捨てるのがすごく苦手な人におすすめする紙の片付け方。

汚部屋改善シリーズ、今回は紙を捨てることが苦手な人に、うまく整理する方法を紹介します。

結論を先に書くと、いきなり捨てられないなら、スキャンして クラウドストレージに残すステップをはさんでください。

スキャンするのは、座るときに、クッションや座布団を敷くようなものです。

もちろん、スキャンすれ手間が生じますが、すべてスキャンしてしまえば、どこに何があるのか、わかりやすくなります。



すべてが大事なわけじゃない

先日、お便りを紹介した方は、昔の本、ノート、お子さんの作品、仕事の資料など紙媒体の物をたくさん持っているようでした。

家が狹いのに娘が戻ってきます。どうやってスペースを作ったらいいでしょう?

今回の記事は、この方のように、紙ならなんでもかんでもキープしてしまう人に向けて書いています。

こういう人は、たぶんどの紙も、「大事だから」捨てないのだと思います。

でも、よく考えてみると、同じ「大事な紙」だと思っているものにも種類あります。

A。その紙そのものが大事な紙

B。紙の上にのっている情報だけが大事な紙(紙自体は不用)

この性質の違いを見極めると、紙の処分が進むかもしれません。

紙の上に書かれていることが大事なだけなら、スキャンしてしまえば、紙そのものはなくても大丈夫です。

では、片付けの手順を紹介します。

作業の準備

準備するもの

・紙たば:大事な紙もどうでもいい紙も混在している紙の山

・時間:1日15分

・タイマー:時間をはかって作業するのに使う。

・仕分けした紙を入れるもの:箱、袋、トレイ、バインダー、ゴミ箱など、4種類

・スマホか携帯電話

・スキャンできるアプリ(スマホや携帯電話にたいていデフォルトでついています)。

具体的な手順

まず、きょう処理する紙たばを取り出します。

「大事だ」と思って、ずっと箱に入れてあった紙を外に出してください。ダイニングテーブルの上で山になっている紙でもいいし、床に散らばっている紙を拾い集めてもいいです。

冷蔵庫の扉や側面に所狭しと貼ってある紙をはがしてもいいし、書棚のはしに押し込んである紙束をつかんでもいいですよ。

このとき、いきなり大量に引っ張り出さないでください。

想定している作業時間は、1日15分です。10分で終わりそうな分量だけつかんで出します。残りの5分は10分で終わりきらなかったときの予備の時間です。

最初は少なめに引っ張り出すといいでしょう。

次に、仕分けした紙を入れる箱か紙袋、トレイなどを用意します。

全部で以下の5種類に分けますが、入れるものが必要なのは、1番、2番、5番の3つだけ。1番の紙を入れるものは、ゴミ袋(くずかご)です。

1)ゴミ ⇒ 捨てる
2)原本を持つべき紙 ⇒ ファイリング
3)のっている情報だけあればいい紙 ⇒ スキャン、原本は廃棄
4)思い出の紙 ⇒ スキャン、現物は廃棄
5)判断できないもの ⇒ スキャン、原本・現物もキープ

1.明らかな紙ゴミ

用意ができたら、1枚ずつ紙を見ていきます。このとき、中をじっくり読まないこと。ちらっと見て、その紙の性質を見極めてください。

それが明らかな紙ゴミなら捨てます。

誰が見ても、「これは、いらないや」と判断できる紙です。

たとえば

古すぎて何が書いてあるのか判別できない紙

印字が消えてしまった感熱紙(FAXの用紙やレシート)など。

劣化したか、しょう油か何かをこぼして内容を判別できない紙

DMやカタログ

「これから使うことはもうないよね」と確信できる紙

何十年も箱に入れっぱなしで、存在すら忘れていた紙は、不要と判断して大丈夫です。

使っていなかったのですから。

もしも心配なら、この段階では残してOKです。

包装資材

使用済みの包装紙や封筒は不用です。

物を捨てることが嫌いな人は、いただき物のお菓子を包んであった包装紙すら捨てません。私の母は、まんじゅうの箱が包んであった包装紙を、ざっとたたんで、紙袋を入れる箱につっこんでいました。

適当にたたんで適当につっこむので、包装紙はしわくちゃです。いったい何のために所持しているのか?

母は、DMが入っていたOPP袋(透明でパリッとした袋)もたくさんためこんでいました。

かく言う私も、昔は、カレンダーやきれいな包装紙を再利用して封筒を作るのが好きでした。すでにたくさん封筒を作って、使い道がないのに、「何かを作れるかも」と思って、包装資材を捨てない時期がありました。

その紙袋、今すぐ捨てましょう~つい取っておくものだけど、捨てたほうがいいもの(その1)

2.原本が必要な紙

その紙そのものがとても重要で、デジタル書類では代替のきかない紙です。

繰り返します。原本がなければ、どうにもならない紙です。

たとえば、何かの契約書や証明書など。

このような紙は捨てると後々困るので、ビニールポケットつきのバインダーなどに、ひとまとめにして入れておきます。

私は家も車も持っていないから、「原本を持つしかない」という紙は、パスポートぐらいしかありません。

州の保険証は、クレジットカードサイズのぺらぺらの紙(本当にペラペラの紙で、印字した数字が消えかかっている)ですが、財布に入れっぱなしなので、部屋の中で散らばることはありません。

不動産や車など、資産が大量にある人でも、この手の紙はそんなに多くないと思うので、バインダー1つで間に合うのではないでしょうか?

3.書いてあることだけが重要な紙

紙そのものが大事なのではなく、その紙にのっている情報が重要で、取っておく必要のある紙です。

このような紙も、私はあまり持っていませんが、契約情報やパスワードが書いてある紙でしょうか。いつも参照している仕事の資料などもここに入るかもしれません。

このカテゴリーの紙はスキャンして中の情報だけ残せば、本体を捨てることができます。

ちゃちゃっと、スマホでスキャンしましょう。写真にとっておいてもいいですよ。

書類やノートなどテキスト情報を中心に格納するクラウドサービス(Googleドライブ、Onedrive、Evernote、iCloud)は、アプリか、連携しているアプリ(Appleの純正メモなど)にスキャン機能がついているので、パチっと写真を取るだけで簡単にスキャンできます。

雑誌の切り抜き、レシピ本、自分でこつこつ書いたノートなども、重要なところだけ、スキャンしておけば、本体は不要ですよね?

何枚もの紙の写真を撮るのは疲れる作業ですが、1日24時間のうちの15分という時間の中で行う作業なのでそんなに大変ではありません。

スキャンしてしまえば、もう原本はいらないのですが、人によっては、捨てたくないかもしれません。たとえば、税金の申告に必要で、デジタルで残しはしたけど、もしかしたら本体もいるかもしれないと思う紙です。

そんな紙があるのかどうかわかりませんが。

その場合は、原本も残し、ひとまとめにして、後で参照しやすいように整理します。

4.思い出の紙

あとで見返して、思い出にひたりたい紙類をスキャンします。

大事な情報が載っているわけではないけれど、取っておきたい紙は、思い出の品です。

たとえば、古い手紙、年賀状、映画の半券など。

昔は前売り券に、写真がついてい、てきれいと言えば、きれいなものがたくさんあったので、私は、一時期、半券をわざわざノートに糊で貼っていたことがあります。

動物園の入場券にも、コアラの絵がついていたりしますので、「かわいいから」とか、「初めて、子供を連れて行ったときの記念に」と、キープする人もいるかもしれません。

学生証や受験票なども、捨てたくないならスキャンしてデジタルで残してください。

子供の作文や文集も、全部スキャンしましょう。

まあ、私なら捨てます。デジタルで残しても、フォルダの管理が発生するし、あとで見たいとも思わないからです。

そんなものを見る時間があったら、ブログの記事を書くとか、ほかにもっとやりたいことがあります。

私は今年、64歳になるので、人生の残り時間も、そんなに潤沢にあるわけではありません。

しかし、多くの人が、何年も、「物の捨て方や片付け方」を探し続け、いっこうに所持品を捨てないのは、私には想像のできない、よほど捨てたくない深い事情があるのだろう、と最近思うようになりました。

5.判断に迷う紙

大事なのか、捨ててもいいのかよくわからない。

そういう紙もとりあえず、スキャンして情報を残し、原本や本体は袋に入れて、アクセスしやすい場所にしまいます。

手持ちの紙すべての整理が一通り終わったら、このカテゴリーの紙に戻って、同じ手順を繰り返してください。

スキャンしたファイルには、タグや、メモ書きを残せると思うので、どこにしまったか記録しておくと、あとで探しやすいです。

紙の片付け・関連記事

たくさんある仕事の書類をどうしても捨てられなくて困っています←質問の回答。

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仕事で使うかもしれない書類を捨てる6つの判断基準。

家中に書類があふれているとき、紙類を上手に断捨離する7つのヒント。

*****

スキャンして紙を整理する方法をおすすめしました。

スキャンしたデータは、適切にフォルダ分けして、1年に1回ぐらいは、中身を見てください。

情報を残す必要など何もなかったデータや、すでに用が終わったデータは、すぐに削除しましょう。

繰り返しますが作業は1日15分です。これ以上やると、いやになって挫折する可能性があります。

また、今後家に入ってきた紙は、

・紙そのものが重要なのか

・紙の上にのっている情報だけが必要なのか

を見極めるようにしましょう。





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