散らかった机

断捨離テクニック

仕事で使うかもしれない書類を捨てる6つの判断基準。

読者の方から、仕事で使う書類がたまっているが、どうやったら断捨離できるのか、考え方のヒントを教えてほしい、というメールをいただきました。

この記事で回答しますね。



在宅仕事なのでどんどん紙が増えています

読者、Kさんの状況は以下のようなものです。

●夫婦とも在宅で仕事をしている。

●人に教える仕事である。

資料、参考書、辞書、問題集がたくさんある。楽譜や楽器もある。

●ご主人も似たような仕事をしている。ご主人は、何もかも取っておくほうである。

●自分はミニマリストを目指している。

●スペースが足りないので何とかしたい。

●周囲にも似たような環境の人が多い。

ポイントは、プライベートではなく、仕事関係である、ということでしょうか?さらに、ご主人が捨てない人、というのも問題ですが、まずはご自身が使うものだけ断捨離してください。

前回は、紙類の捨て方のコツを書きました⇒家中に書類があふれているとき、紙類を上手に断捨離する7つのヒント。

必要なのはその紙にのっている情報

人が紙をなかなか捨てられないのは、その紙にのっている情報が大事だ、と思うからです。

まあ、なかには、紙そのものが好きな人もいますが。

そこで、その紙にのっている情報が本当に必要なのか、必要でないのか、見極めるといいと思います。

これは個人的な書類も、仕事で使う書類も同じです。

必要なのは情報なのですから、中の情報さえキープできるのであれば、紙の形で家の中に収納しておかなくても大丈夫なものもあるかと思います。

こんな判断基準を使って、取捨選択してみてはどうでしょうか?



1.この情報は最新のものか、今も使える情報か?

ご相談者さんが何を教えているのかわからないのですが、仮に中高生に国語、理科、数学などを教えているとします。

その場合カリキュラムや、指導要綱の変更があり、今はもう内容が古くなっている資料や本があるかもしれません。たとえば、古い世界地図は、国の名前が違うので使えません。

内容が最新でないものは断捨離できます。

内容が古くなっている参考書だけれど名著だし、今もときどき読んでいる、というものはもちろん取っておいてください。それは今も使っているものなのですから。

2.この情報を手に入れるのはどのぐらい難しいのか?

仮にその紙を捨ててしまっても、すぐにどこからか手に入れることができる情報であれば、無理してキープしておく必要はありません。

たとえば、クラシックピアノの楽譜ならほとんどパブリックドメインなので、インターネットから無料でダウンロードできます。

無料の楽譜でなくても、1曲数百円でダウンロードできるスコアもたくさんあります。

ほかの学習内容に関しても、インターネットでかなりのところまで入手することができます。

3.この情報は、借りることはできないか?

何もかもすべて自分で持っていなくても、必要なときに同業の先生や、図書館から借りられる情報は断捨離可能です。

日本では、教科書、参考書、ワークブック、すべてを生徒一人ひとりが1冊ずつ持つのがあたりまえになっています。

カナダでは、そんなに教育に予算を組んでいないせいか、娘は小学校から高校まで、教科書はすべて学校の図書室から借りていました。学期の間中借りられ、不用になったら返します。

小学校の低学年の時は、教科書はなく、先生たちが必要なところをテキストからコピーして冊子を作って配布していました。

私の娘はとても生徒の少ない小学校に行っていたので、もう少し大きな学校では違うかもしれません。

高学年になったら、科目によっては、グループごとに1冊ずつ教科書を見ながら、授業を聞くという形態をとっていました。

中学、高校は生徒数の多い学校に行きましたが、やはり教科書は全教科、学校の図書室から借りていいました。

だから、私は娘の教科書を買ったことはありません。自分で買うのは、実際に書き込みをするワークブックだけです。しかも全教科でワークブックが必要だったわけではありません。

大学では、テキストを買わなければなりませんが、中古のテキストの市場があります。

確かに、各自がすべての教材を持つほうが、勉強しやすいし、教えやすいかもしれません。ですが、もっと教材をシェアするようにすれば、何もかも自分で持つ必要はなくなります。

周囲の人も似たような仕事で、同じ問題で悩んでいる、とメールに書かれていましたが、その悩んでいる者同志で、教材をシェアするグループを作ってみるのもいいと思います。

物をシェアするススメはこちらにも書いています⇒真の意味で物を減らす3つの方法。地球のガラクタも減らさなければ片手落ち。

4.この情報を使う明確で具体的な時があるのか?

「いつか使うときがあるかもしれない」という理由で書類を持っているのは現実的ではありません。

「いつか」というのは「いつでもない時」だからです。

今日でも明日でも明後日でも来年でもない時が「いつか」です。

この書類は、こういう時、こういう状況で使う、とわかっているものだけ残してください。

そういう明確な時がないものは、私ならみんな捨てます。それで困ったことはありません。

資料を使う仕事をしている人は、みんな持っておいたほうが仕事の質があがると思うかもしれません。ですが、本当にそうでしょうか?

今、インターネットがあるので、大学生が宿題のレポートや論文を書くとき、資料は無尽蔵です。

これはかえって困ることです。あまりに情報が多いため、取捨選択をしなければならないし、情報の信ぴょう性を確かめる必要もあります。

調べようと思ったら、何時間でもリサーチに時間を費やすことになります。

制限があるほうがラクなのです。

5.この情報はデジタル化できないか?

紙にのっているほとんどの情報がデジタル化できます。必要だけど、そんなにひんぱんに使わない情報はデジタル化をおすすめします。

私は以下のものはぼ完全にデジタル化しました。
●写真
●銀行のステートメントや通帳
●レシピ(ほとんど使わないので必要なときにインターネットで調べるだけです)。

ほぼデジタル化したのは
●仕事で使う資料(iPadプロを買ったので、これで閲覧)
●本(まだ紙本も持っていますが、電子書籍を読むほうが圧倒的に多いです。新聞や雑誌はネットで見ています)。

デジタル化のポイントは、本当に必要なものだけスキャンすること。

私は、わざわざ紙をスキャンするのではなく、最初からデジタルドキュメントを受け取って、それをクラウドストーレージに入れています。

「いつか使うかも」と考え、全部スキャンしようとすると、たぶんスキャンしているあいだに人生が終わってしまいます。

こちらも参考に⇒書類を捨てるために必要なたった1つのこととは?~情報デブはもう卒業

6.この情報は時間をかけて整理する価値のあるものか?

書類や本が多ければ多いほど管理に時間がかかります。図書館では、プロの司書が数人で、毎日本の整理を仕事としてやっています。

しかし、相談者さんの仕事は何かを教えることです。

資料や書類、書籍の整理はあくまでも、メインの仕事に付随した作業。一番、エネルギーと時間を注ぐべきことは、授業の準備と実際に授業をすることですよね。

教える仕事と日々の家事で忙しいのに、そのうえ膨大な書類や本の管理に自分の時間をさきたいのか?

そこにある書類や本は、貴重な時間をさいて、整理する価値があるものなのか?

そんな見地にたって、手持ちの書類をチェックすると、必要に見えるけど、実はそうでもない物をもっと捨てられると思います。ご主人にもそのようにお話されると、理解を得られるのではないでしょうか?
~~~~~~
必ず必要なものは、自分でもはっきりとわかるはずです。

そう思えないもの、どっちなのか迷うものは、たぶん捨てていいものです。





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