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新しい月になりました。年度末の3月は、新年度に向けて仕事関係の道具を見直してはどうでしょうか？
今回は、デスク周りをすっきりさせるコツを4つ紹介します。
「仕事を効率よく進めるため」と思って買い集めたものが、机の上や引き出しを占領してしまうことがあります。
私も以前は、ボールペン、ノート、クリップなど細々としたものをたくさん持っていました。
文房具は比較的安価なので、つつい買ってしまいますよね？
こうした事務用品をたくさん持っているからと言って、効率よく仕事ができるわけではありません。
むしろ机の上が散らかったり、必要なものを探す手間がかかったりするため、頭の中も散らかって効率が落ちます。
1.重要なのは思い込みを手放すこと
まず最初に、「ここにあるものは全部仕事に必要だ」という根拠のない思い込みを捨てましょう。
買う時に必要だと思ったとしても、今、なくても大丈夫なものは意外にあります。
たとえば、たくさんのバインダーや、用途が重なる文房具、予備のノートPC（新しいのに買い替えたのに古い方も残している）など。
本当にそれがないと困るでしょうか？
なくても困らない仕事関係のグッズ
以下のものは、今日処分しても明日からの仕事に困ることはありません。
・予備の文房具
何十本もあるボールペンやマーカー、10年分ぐらいある付箋など
・読まないビジネス書や参考書
仕事の参考になるだろうと思って買った積読状態の書籍
・使わないガジェット、もう捨てたガジェットの付属品
何かを買うたびについてくるので、正体不明の充電器やコードが全国の家庭で増殖中
こうしたもの、本当に必要でしょうか？
手持ちの文具を見直して、1年間使わなかったものは、「本当に必要か？」と改めて考えてください。
「もし必要になったらどうするの？」という不安がある時は、代替手段も考えておくといいでしょう。
後で説明しますが、書類や資料はデジタル化してしまえば、現物を大量に持ち続ける必要はありませんし、筆記具などは、家族や友人から借りればいいのです。
2.選び抜いた1軍だけを手元に置く
文房具やガジェットは、様々な新商品がコンスタントに店頭に並ぶので、見つけたついでに新しいものを買ってしまうことが多いですよね？
特に筆記具にこだわりがあると、新商品を試してみたくなるでしょう。
そうやってたくさん買い揃えても、実際に使うのは、お気に入りのボールペン1本、愛用の手帳1冊、よく使うガジェット1つではないですか？
事務用品に限らず、ものは、持っていることより、実際に使うことが重要です。
多すぎるから使えない
実際に使うべきですが、数が多すぎると、一つ一つをちゃんと使うことができません。
文房具は、お気に入りのもの数点に絞った方が、仕事の効率が上がります。
現実問題として、たくさん持っていても結局使うのはいつものものではないでしょうか？
ノートが増えすぎると、情報が散らかる問題
メモや仕事のアイデアを書くために用途ごとにノートを使い分けると、ノートが増えてしまうことがあります。
私も以前はいろんなノートを持っていました。
8年前は、複数のノートを用意していたんです⇒朝のルーティン、50代ミニマリスト主婦の場合。書くことに時間を使っています。
この時、自分でも「ノートが多すぎる」と感じていて、いずれは集約したいと思っていました。今は、紙のノートは10年日記のみで、ほかは全部デジタルのノートにまとめました（モーニングページはコピー用紙を使用）。
ノートが多いと、どこに何を書いたか分からなくなります。情報は1つに集約した方が、スムーズに仕事できます。
あなたの使っているノートがデジタルでもアナログでも、1冊（が無理なら2～3冊）に絞った方が、管理が楽になります。
特に仕事に関するものは1冊にまとめるといいかもしれません。
– 手書き派なら、お気に入りの1冊だけに書く
– デジタル派なら、メモアプリ/ノートアプリを1つに統一する（Appleの「メモ」、Notionなど）
好みに合わせて情報の一元化を試みてください。
3.デジタルの整理も忘れずに
仕事の邪魔をするのは、物理的なものだけではありません。
ものを減らすために導入したデジタル環境も、目で見えない分、時間が経つうちにカオスになります。
私も、仕事関係はOneDrive、それ以外はGoogle ドライブと、クラウドストレージを使い分けていますが、両方ともかなり中身がぐしゃぐしゃになっています。
クラウドストレージが散らかるのは、何でもかんでも放り込んでしまうからです。
クラウドストレージにデータを入れるのは、物理的なものを押し入れや棚に入れるのと同じこと。
後で必要になるかどうかわからないものをとりあえず入れてしまうと、中身がどんどん増えて、そのうちわけがわからなくなります。
また、その時は必要だと思っても、時間が経つうちに不要になるものが必ずあります。
デジタルデータをきちんと管理している人もいるかもしれませんが、その場合も不要なデータはない方が、管理に時間を取られません。
デジタルなものの片付け方
参考までに私が今やっているデジタルな情報の整理方法を紹介します。
・3年以上開いていないファイルを削除
クラウドストレージはファイルの最終アクセス日を確認できることが多いので、確認して、3年以上前のものは中身を見ずに捨てています。
例外は税金申告に関係のあるフォルダと、写真など、「思い出のもの」です。
・古いメールは削除
私はGメールを使っていますが、『すべてのメール』を選択し、古いものから順に削除しています。
古いものから捨てる理由⇒よりよい決断をする3つの方法、コンピュータのように考える（TED）
・使わないソフト・アプリをアンインストール
月に1度、スマホ、タブレット、PCとも、使わないプログラムを削除して、必要なものは手動でバックアップを取っています。
ノートアプリは自動でバックアップを取れますが、自動にしておくと、いらないものまでどんどんバックアップを取って、クラウドストレージが混むので、最近は手動で必要なものだけバックアップしています。
4.書類は最小限に絞る
紙の資料はものすごくかさばるし、ほこりの元です。
たくさんの書類の中から目当てのものを探すのは、時間も労力もかかるし、仕事の効率を下げる大きな原因になります。
必要な資料を探すために10分かかるとしたら、1週間で1時間近くを探し物に費やしていることになります。
紙が多すぎると、探しものだけでなく、
・デスクや収納が圧迫される
・必要なときにすぐ見つからずストレスになる
・古い資料が更新されず、誤った情報を参照するリスクがある
・机の上に紙がたくさんあると、仕事をしている気分になるが、実際には仕事をしていない
こんな問題があります。
だから私は、手元に置く紙は最小限にし、残す紙もできるだけデジタル化した方がいいと思います。
紙をたくさん持っている人は考えて欲しいのですが、「これは役立つかも」と思って、資料をためこんでも、その紙束を見返す可能性はどのくらいあるでしょうか？
少なくとも私は、ためこんだ紙を後から見ることはほとんどありませんでした。
普段参照する必要がある紙は、デスクの引き出しなど手近に置きます。そうではない紙が、押し入れや棚などの収納スペースに送り込まれます。
必要な紙だけ残してください。
デジタル化のすすめ
紙を最小限に絞ったらデジタル化しましょう。
– スキャンしてPDF化 → PCやクラウドに保存
– 紙のまま残すものは、1つのファイルにまとめる
こんな作業をすれば、デスク環境はすっきりします。
今スマホがあればデジタル化は簡単にできるので、どんどん活用するべきです。
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今回はデスク環境をすっきりさせるポイントを4つ紹介しました。
読者の中には、大量の書類の海の中で埋もれている人が少なからずいらっしゃいます。
いきなりすっきりさせるのは難しいですが、1つずつ作業を積み重ねることが重要です。
文房具や紙が多いと、怖気づくかもしれませんが、1日15分ぐらい筆記具や書類をコツコツ処分しましょう。
仕事道具を厳選すると、仕事のスピードがあがります。
