ベンチで読書する人

ミニマム思考

1つずつ仕事を片付けよう。シングルタスクをする7つのコツ。

毎日やることがいっぱいで、なかなか断捨離まで手が回らない、という方には、シングルタスクをおすすめします。

いろいろを手を出すと、忙しいわりには、どれもちゃんとできず、ストレスばかりがたまる結果になります。

1度にたくさん手出しすれば、たくさんできるか、というとそういわけではないのです。

一つひとつの仕事を確実にすませる、シングルタスクするコツを7つ紹介しますね。



大前提:シングルタスクのメリットを確認

最初に、なぜ、シングルタスクをしたほうがいいのか、シングルタスキングのよいところを確認します。

人は、自分にとって価値が見いだせないことは、やる気になれないからです。

シングルタスクの利点は、過去記事に書きましたが、改めてまとめておくと、

1)ちゃんと集中できるので難しい仕事もできる

いろいろなことに気を散らさず、1つの仕事のみにフォーカスすれば、骨の折れそうな仕事もちゃんと終わります。

失敗も少ないです。

2)頭が疲れすぎない

1度にいろいろやろうとすると、脳が疲れます。

これは実際にやってみればわかると思います。Aをやっていて、Bも始めて、またAに戻ったら、「あれ、どこまでやったっけ?」とか、「あれ、何をしようとしていたっけ?」と思ったりしませんか? 

3)ストレスが減る

複数のことを同時にやっているとき、脳は高速で、フォーカス先を切り替えています⇒マルチタスクが脳に負担をかけ仕事の効率を落とす理由。1つのことに集中しよう

Aをやっているとき、Bは待ちの状態になり、常に、未完了のタスクをかかえながら、仕事をすることになります。

これが、ストレスを引き起こします。

一つひとつ確実に片付けていけば、そのたびに、達成感を得られて、気分がいいです。





4)タスクの管理が楽になる

洋服がたくさんあると、管理が大変になるように、マルチタスクをしようとして、短い期間に、いろいろな仕事を詰め込むと、その管理に時間を取られます。

スケジュール管理が好きな人もたくさんいますが、仕事をたくさんしようとして、やる順番を考えたりすることに、時間とエネルギーを取られすぎて、肝心の仕事は意外に進んでいないものです。

手帳を書いたり、スケジュール管理するためのデジタルツールを使ったりしているだけなのに、自分はすごく仕事をしている、という錯覚と快感を感じ、実は仕事は全くできておらず、毎年同じことを繰り返しているだけ、という人もいます。

次に、シングルタスクをする方法に移ります。

1つずつ仕事をするだけなので、べつに難しくないのですが、これまで、マルチタスクをするのが当たり前だと思って、いつもマルチタスクをしていた人は、最初は1つだけやることに、抵抗があるかもしれません。

本当に大事なことに取り組むために、邪魔をするものを排除するとうまくいきます。

1.大事なことだけにフォーカスする

よけいなことや物を捨てて、大事なことだけに意識を向けるミニマリストのライフスタイルを、タスクへの取り組みに応用します。

To-doリストを書いたら、「きょう、どうしてもやりたい1つのことって何?」と自問し、その1つだけを確実にやるようにします。

To-doリストとは? ⇒段取りのいい家事や片付けを可能にする、5つのシンプルなツール。

あれもやりたい、これもやりたい、と欲張るから、1度にたくさんのことをして、全部片付けちゃおうという発想になるのです。

どうしてもやりたいことを1つだけを選んで、それだけに集中するクセをつけてください。

大事なことを選ぶのは、スケジュールに限らず、何かを選ぶときは、いつも心がけます。

バイキングに行って、全種類食べようとするのではなく、本当に食べたい物を1つだけ食べる、洋服を色違いでそろえるのではなく、本当に好きな色を1つだけ選ぶ、という具合です。

2.現実的な予定を立てる

その日のタスクには、現実的な時間の割り振りをして、1つひとつを確実に済ませるクセをつけます。

私は、昔、To-doリストに、やりたいことを全部書いていた時期がありますが、必ず、やり残しがありました。それは翌日のTo-doリストにのりましたが、その日も、いろいろ詰め込んだため、やはり、やり残しが出ました。

「こんなんじゃ、リストを書く意味がない」と思った私は、その後、それぞれのタスクにどれぐらい時間がかかるのか、時間を測って、実現可能なスケジューリングをするようにしました。

1時間で終わると見積もったものは、たいてい1時間半ぐらいかかるので、余裕をもたせたスケジューリングをしています。

3.静かな環境で作業する

音に気を取られて、知らないうちにマルチタスキングになってしまうことがあります。

パソコンに向かって文書を書いているとき、メール着信の音がすると、そちらに意識が向いて、メールをチェックしてしまえば、文書作成とメールチェックという2つを同時進行させる結果になります。

このようなことがないように、できるだけ音の妨害を減らしてください。

電話がばんばんかかってくる会社だと、静かに作業をするのはむずかしいと思いますが、メールの着信(ノーティフィケーション)を切ることは、自分でコントロールできます。

よけいな音が鳴らないように、自分でできることを探してみると、意外とたくさんあるものです。

4.視覚的な邪魔のない環境で作業する

視覚的に気を取られてマルチタスキングになることもあります。

テレビを見ながら、洗濯物をたたむ主婦は多いみたいですが、シングルタスクをすると決めるなら、しばらく、テレビはテレビ、洗濯物たたみは、洗濯物たたみと切り離してください。

洗濯物をたたむのが嫌いだから、テレビをつけて、気を紛らせながらやっているのかもしれませんが、ものをたたむ作業は、真剣にやってみると、無心になれて心が落ち着くものです。

1着ずつきっちりたたんでいくから、達成感もあります。

洗濯物をたたむのがどうにもこうにもめんどくさい、と逃げている人は、一度覚悟を決めて、洗濯物をたたむことに正面から向き合ってはどうでしょうか?

パソコン作業をするときは、あらかじめデスクをきれいにしておき、目をあげたところに、ごちゃごちゃしたものがないようにしておきます。

パソコンに向かって、いやいや宿題をやっていると、ふと目に入った本棚のぐしゃぐしゃが気になり、整理したくなって、宿題が終わってないのに、片付けを始めて、マルチタスキングになる、なんてことがありますから。

日頃から、作業環境をきれいにしておくと、シングルタスクをしやすくなります。

5.心の中のガラクタを整理しておく

Aというタスクをやっているとき、「そういえば、Bもやらなきゃいけなかったんだよね」と思いつき、Aをやりながら、Bについて考え始めたら、それはマルチタスキングです。

このようなことがないように、やらなければいけないことは、あらかじめ、紙の上に書き出しておき、「順番にやるから、いまはAに集中すれば大丈夫」という状態にしておきます。

日頃から、雑念を紙に書き出しておくと、わりとすっきりした気持ちで、1つひとつの仕事に集中できます。

私は、モーニングページを利用して、心の中のガラクタを片付けています⇒ネガティブ思考改善にモーニングページがいい~今月の30日間チャレンジ

仕事をする前に、3分だけ時間をとって、これからやるべきことや、気になっていること箇条書きするだけでも、脳内の整理になります。

ガラクタが心の中にありすぎると気が散って、それがマルチタスキングを引き起こすので、日頃から、整理するくせをつけてください。

6.ツールを最小限にすることを意識する

道具がありすぎると、自分はたくさんのことができるはず、という錯覚に陥ります。

車があると、いろいろなところに寄れますが、車がなければ、たぶん、午前中に1箇所、午後に1箇所ぐらいしか行けません。

じゃあ、車があったほうがいいのか、というと、そうとも限りません。少しの場所しか行けないから、本当に行かなければならない場所、本当に行きたい場所にしか行かない徒歩人間のほうがいい、という考え方もできます。

いま、多くの人が、1度にたくさんのことをしようとし、毎日、予定を詰め込み、大急ぎで動いているわりには、満足できないのは、便利な道具があるからこそではないでしょうか?

便利そうなツールを、どんどん家に持ち込むのではなく、厳選して導入するようにしてください。

絶対、ストレスが減ります。

7.本当にやりたいことをやる

やることを減らすために、何かをやる前に、

●本当にこれはやる必要があるのか?

●本当に私はこれがやりたいのか?

この2つを自問する習慣をつけます。

複数の仕事を一気にやろうとして、がんばっている人は、やらなくてもいいことまでやっているものです。

処理中の仕事や、進行中の仕事、仕掛品(しかかりひん、製造途中のもの)を英語では Work in progress (ワークインプログレス、略して、WIP ウィップ)と言います。

マルチタスクが好きな人は、いつもたくさんのWIPをかかえています。

ですが、よく考えてみると、自分自身も実はWIPです。死という結末に向かって、毎日、少しずつその工程を進めています。

誰でも必ずいつか死ぬので、生きている間はやりたいことをやったほうがいいと思います。

本当にやりたいことをしようと心がけると、やらなくてもいいことを手放しやすいんじゃないでしょうか?

関連記事もどうぞ⇒マルチタスキングはやめてモノタスキングをしよう(TED)

*****

先日、「もうすぐ受験だけど、部屋の中の片付けもしなきゃいけいので、どうしたらいいですか」というメールをもらいました。

そこで、この記事を書いてみました。いま、一番やりたいことをやってください。





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