スマホを使う女性

ミニマルな日常

もう受信箱にメールをためこまない~私がおすすめするシンプルなメール管理法。

読者から、受け取っている電子メールの量を減らした、というお便りをいただきました。

このお便り紹介し、さらに、メールをためこない方法を5つお伝えします。

めずメールをシェアしますね。Oさんからいただきました。



物が減ってきています

件名:ありがとうございます

先日メールをお送りさせていただいたものです。

その後も自分ができる範囲のことを少しずつ減らしています。

メールの量を減らした

たとえば、来るメールの量を減らしました。

ショップ、雑誌、登録サイトなどから来るメールはほぼ「迷惑メール」に分類し、折を見て削除していました。

しかし、どうせ迷惑メールならいっそ退会したり、メール配信を拒否したり、と迷惑メールが来るたびに対応しました。

そうしたら、ほぼ迷惑メールは来なくなりました。

たったこれだけのことですが、自分にとってはとても大きなことでした。

いらないものを持たないこと、いらないものを処分することは、もちろん大事ですが、いらないものが入ってこないようにすることももっと大事だと、小さな小さな迷惑メールの話ですが、思った次第です。

洋服も減らした

洋服はだいぶ友人の娘さんなどにゆずり、ほぼ一軍のみになっています。

クリーニングや衣替えもだいぶ楽ちんになりました。

自分ができる、続けられることをスモールステップで続けています。

筆子さんのブログが毎日更新されるのがとても楽しみです。これからもたくさんのことを教えて下さい。よろしくお願いいたします。





Oさん、こんにちは。メールありがとうございます。

少しずつシンプルライフになってきてよかったです。

ブログが参考になれば幸いです。

メールの配信拒否はいいアイデアですね。今後、不用なメールが増えることがあったら、ぜひ配信拒否をしてください。

迷惑メールにしないで、配信拒否をする

Oさんのメールを見て、私が一番言いたいことは

「不用なメールは迷惑メールに振り分けるのではなくて、配信拒否をする」

これです。

配信拒否は、「もう送らないでください」と何らかの形で送信者に伝えることです。サイトによっては、「オプトアウト」という言葉を使っていることもあります。

会員登録しているサイトなら、自分のアカウントの設定画面で、メール受信の設定を変えるか、退会すれば、メールは届きません。

迷惑メールに振り分けると、インボックス(受信箱)に入らず、自動的にスパムフォルダに入って、一定期間たてば、これまた自動的に削除されます。

自分はメールを見ずにすむので、配信拒否と同じように思うかもしれませんが、大きく違います。

迷惑メールと通知すると、メールのプログラム(Gメールとか)が学習して、そのサーバーから届いたメールを、スパムメール判定し、それを迷惑メールだと思っていない人たちに届いたときも、スパムメールフォルダに入ってしまうことがあります。

実際、このブログの更新お知らせメールがずっとスパムフォルダに入っていて、届いていないと思った人から、「筆子さん、ブログの更新がないようですが」というメールをいただいたことがあります。

自分が迷惑に感じているからといって、ほかに人にとっても迷惑メールだとは限りません。

もちろん、勝手にメールアドレスを収集されて、全然興味のないメールを送りつけていたらスパムですが、自分の意志で、メールアドレスを登録したのならば、不用になった時、自分で配信拒否をするべきなのです。

メールは送るのも削除するのも簡単ですが、配信しているときにサーバーが動いてますから、いらないメールを大量に受け取り続けるのは、設備に負担をかける行為です。

いらないなら断ってください。

どうしても、断るのが面倒だとか、ほかのサービスにひもづいていて配信停止できないものは、ゴミ箱に直行させるほうが、まだましです。

ゴミ箱フォルダに入ったメールも一定期間は消えませんから、そこで、振り分け作業をすればいいでしょう。

では、ここから、現在、受信箱に大量にメールがある人に向けて、メールをためこまない生活をする方法をお伝えします。

1.受信箱の中をきれいにする

受信箱は家の郵便受けと同じで、そのつど、きれいにしたほうがいいと私は考えています。

現在、古いメールも新しいメールも混在していて、受信箱がいっぱいなら、いったんリセットします。

受信箱に、いろいろなメールがごちゃごちゃにたまっていると、迷惑メールでないものも、迷惑に感じます。

メールのたまり具合によって2通りの片付け方を考えました。

A.メールがそんなにたまっていない人

ちょっとスクロールするだけで、全メールのタイトルが見渡せるなら、1日15分と時間を決めて、古いメールを片付けてください。

1通ずつ、タイトルや内容を見て

・返信してアーカイブまたは削除
・アーカイブ(保存すること)
・削除

以上のどれかをします。

Gメールは、来たメールはすべてアーカイブする(保存して必要なときに検索して見つける)、という発想で作られているので、こうなりますが、ほかのメールソフトで、そんなにためこむのは現実的でないかもしれません。

その場合は削除します。

B.メールがたまりにたまっている人

たとえば、1万通ぐらい受信箱に入っているとしましょう。

この場合は、いったん、受信箱にあるすべてのメールを1つのフォルダに入れてアーカイブします

「古いメール」とか、「2020年前半受信箱」みたいな名前のフォルダを作ればいいでしょう。

すると、受信箱はからっぽになります。

もし古いメールの中身を確認したいなら、きょうから、毎日15分ずつ、古いメールを入れたフォルダを開けて、Aで説明した作業をすれば、いつかはメール整理が終わります。

しかし、実際のところ、古いメールは、特になんのアクションもしなくても大丈夫でしょうから、そのままアーカイブしておけばいいんじゃないでしょうか?

これまでだって、受信箱に入れっぱなしだったのですから。

必要な時が来たら、検索してひっぱりだせばいいのです。

2.不用なメルマガを止める

1日15分間、メールチェックにあてるわけですが、そのうちの半分ぐらいを、不用なメルマガを止める作業に使います。

メールを止めないと、またどんどん届くので、メールチェックが大変になります。

断捨離をしているのに、買い物をして物を増やしていると、いつまでたっても、断捨離の手間が変わらないのと同じことです。

3.定期的にメールチェックする(片付ける)

人によって、メールチェックする頻度が違いますが、1日1度ぐらいはしたほうがいいと思います。

まあ、めったにメールが来ない人は1週間に1回でもいいのかな、とも思いますが。

頻繁にチェックしたり、メールが届くたびに、チェックする必要はありません。

メールチェックの頻度が多いのは、それはそれで問題です。

メールチェックしすぎていませんか?メールに支配されないシンプルな暮しのすすめ

4.すぐにどうするか決める

メールチェックをするとき、来たメールに対して、すぐにどうするか決めます。

返信、アーカイブ、削除、配信拒否の4つの行動が考えられます。

返信しなければならないメールがたくさん届く人は、「要返信」というフォルダを作って、ひとまずそこにアーカイブし、後ほど返信すればいいでしょう。

このように、見た時に、すぐにどうするか決め、その行動をすれば、受信箱の中にメールはたまりません。

5.管理の一元化

複数のメールアドレスを持っている人は、以下のことをします。

使っていないメールアドレスは削除

使っていないオンラインのアカウントはどんどん削除します。残していると悪用される可能性があがります。

使っているものは一元化

使っているメールアドレスは、どこか一箇所で管理できるように自動転送する設定をします。

私がメインで使っているアドレスはGメールですが、プロバイダーのメールアドレス、フリーのメールアドレス(ヤフーとか)などもあるので、すべてGメールに転送しています。

こうすると、Gメールにログインするだけで、メールの管理ができます。

6.その他のシンプル化の工夫

その他以下のようなことをすると、メール管理が楽になります。

サーチ機能を使う

サーチ機能を使って、同じ送信者のメール、容量の多いメール、古いメールなど、任意のメールを出せば、一気に削除できます。

フォルダを作りすぎない

フォルダ分けは管理を楽にするものですが、たくさん作りすぎると、逆に大変になります。

通知機能はオフにする

仕事でどうしても、即座にメールの返信をしなければならない、という事情がないなら、通知機能(受信したことを知らせる機能)はオフにしておいたほうが、心の平安が減られます。

通知を知らせる音やビジュアルがピンと入っただけで、脳は集中をさまたげられ、もとの集中状態に戻るまで、それなりに時間がかかります。

メールに関する過去記事もどうぞ:

月に1度は、ためこんでいるデジタルなゴミを捨てよう。

スマホ疲れしてませんか?~簡単デジタルデトックスで心の余裕をとりもどす

私のデジタル断捨離15の方法~50代主婦ミニマリストの場合

カタログを止めることから始めるシンプルライフ。

*******

メールをためこまない方法をお伝えしました。

私は現在、1日の終わりには、受信箱(Gメールでは、プライマリー、ソーシャル、プロモーションの3種類あり)をからにするようにしています。

毎日リセットすると、迷惑メールや不用メールが目立ちやすくなり、すぐに配信を止められるのでおすすめです。





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