机の上にたまった仕事の書類

断捨離テクニック

紙類はシンプルなルールを決めて、早めに整理するのがコツ。

事務所に紙ゴミがあふれている読者のお便りを紹介します。

ときどき断捨離をするそうですが、いつのまにか、また紙ゴミがたまるそうです。

こんなときはどうしたらいいのでしょう?

私の考えをお伝えします。

まず、メールを紹介します。BIG Sさんからいただきました。



紙がたまって気分がよくない

件名:まずは事務机周辺から片づけたいです。

初めてお便りします。

72歳男性です。アルバイトで平日10時から午後4時まで勤めています。

仕事内容は老人憩いの家という会館の事務所です。

近隣の高齢者の方の見守りがメインの仕事ですが、少しばかりパソコンが使えるので、街の各種団体の会計もしています。

すると書類や納品書、メモ書きなどが捨てられず、気付くと乱雑な事務所で気持ちが落ち着きません。

何度も心機一転大掃除をして、思い切って断捨離も敢行するのですが、何故か中途半端でまた捨てられない書類などで一杯になり、片付けを先送りにしている自分がいます。

これから筆子さんの記事を読ませていただいて実践報告を送らせていただきます。

追伸;自分も下手ながらホームページを作って反省点を記事としてUPしたいです。

BIG Sさん、はじめまして。お便りありがとうございます。

平日毎日6時間、週30時間も働いているのですね。すばらしい。

もしかしたら来月3月は決算で忙しいかもしれませんが、紙ゴミは早めに攻略したほうがいいです。

私ならこうする、というアイデアをお伝えします。





1.1日15分確保する

まず、紙ゴミ処理のための時間として1日15分だけ確保してください。

整理すべき物が多くて、大変そうなときや、膨大な作業量になりそうで心理的にきついとき、その他の理由で腰が重いときは、作業の細分化が1番有効です。

作業を細分化することは、先延ばし防止にもなります。

整理する時間はいつでもいいです。

朝、いつもの業務をする前の15分、昼休みが終わって、午後の部に入る前の15分、1日の終わりの15分など、都合のいい時間帯を決めて、この時間は何がなんでも紙ゴミを整理してください。

時間帯を決めたら忘れないようにカレンダーやTo-doリストに記入するといいですよ。

私なら紙ゴミの整理は1日の終わりにします。以下、1日の終わりだと仮定して実際の作業のやり方の案を書きます。

2.入ってくる紙を攻略する

はじめは、日々、入ってくる紙を整理することをおすすめします。

1.入ってくる紙は、全部同じ場所にまとめる

入ってきた紙は、全部同じ場所に置いておきます。

事務所のあちこちに散財させないでください。

トレイみたいなものを使うといいでしょう。

2.時間が来たら作業開始

紙の整理タイムが来たら、その日入ってきた紙を見て、片付けていきます。

実際、どんな紙が入ってくるのかはわかりませんが、たとえばこんなふうに分けてはどうでしょうか?

1.)ゴミ⇒即捨て

DMやカタログ、用がすんだメモ、お知らせのたぐいは、その場で捨てます。

紙の整理がある程度終わるまでは、「このカタログ、あとで見たいから取っておこう」などと考えないほうがいいです。

取っておかないと仕事ができないものだけを手元に残し、あとは速攻で捨ててください。

2.)処理が必要なもの⇒所定の場所に置く

パソコンに入力しなければならない伝票類など、あとで処置が必要なものは、同じ場所にひとまとめにしておきます。

量が多いなら、書類を入れる専用のトレイ、たいして量がないなら、紙ばさみや封筒に古いものを下にして入れておくといいでしょう。

初日にすべき、入ってくる紙の処理作業はこの2つだけです。

3)処理をした紙⇒所定の場所にファイリング

2日目からは、処理をした紙のファイリングをする作業も始めます。

きのう、処理をするために残した紙のうち、きょうパソコンに入力をして処理が終わった紙類を所定の場所にファイリングしてください。

このとき、処理をした段階で不要になったものや、残す必要のない紙は捨てます。

つまり、2日目から、紙の整理タイムにやることは、

作業1:その日入っていた紙を2つにわける(ゴミは捨て、処理が必要なものは所定の場所におさめる)

作業2:その日処理を終えた紙を2つにわける(用済みのものは捨て、ファイリングが必要なものはファイリングする)

この作業を3ヶ月ほどすれば、その3ヶ月に入ってきた紙は、ちゃんと処理ができているので、あとは、紙の整理を始める前にためこんでしまったものを片付けるだけです。

3.同じ種類の紙を同じ場所にファイリングする

BIG Sさんの事務所が紙だらけになるのは、たぶん、仕分けやファイリングがしっかりできていないからだと思います。

メインの憩いの家の経理以外に、ほかの団体の経理もしているから、いろいろな紙がごっちゃになってしまうのではないでしょうか?

家の中の物も、しまい場所がはっきりしていないと、床や机の上にどんどんあふれてしまいます。事務所の紙も同じだと思います。それぞれの紙の行き先を明確にすると、今より混乱がおさまるはずです。

私なら、それぞれの団体ごとに、1つずつフォルダーをあてがって、お互いが混ざり合わないようにします。

私は紙の整理には3つ穴フォルダーを使っていますが、日本にも類似品はあるだろうし、すでに専用のフォルダーを使っているかもしれませんね。

4.入ってくる紙を見ながら、紙を減らす工夫をする

毎日入ってくる紙を整理しながら3ヶ月ぐらいたつと、ふだんどんな紙がどんな時期にどのぐらいの量入ってくるのか、検討がつきます。

紙の流れがつかめたら以下の作業をしてください。

入ってこなくてもいい紙は止める

不要なDMやカタログが入ってくることに気づいたら止めます。

デジタルで見られるものはデジタルで見ることにする

デジタルで情報が提供されているものは、極力デジタルで見るようにしてください。

スキャン

以前、スキャンできるものはスキャンして情報を残すことをおすすめしました⇒紙や書類を捨てるのがすごく苦手な人におすすめする紙の片付け方。

BIG Sさんが、ふだんファイリングしているもので、スキャンしたデータを残せばいいものがあったら、スキャンして、紙のほうは捨ててください。

5.入ってくる紙をうまく処分できるようになったら古い紙を攻略

入ってくる紙をある程度コントロールできるようになったら、1日15分の整理タイムに、古い紙を捨てる作業も入れてください。

やり方は簡単で、そのへんに山になっている紙を一束つかんで、いつもの整理タイムにやっている要領で、ゴミと、ファイルしなければならない紙をわけて、残す紙は所定の場所にファイリングするだけです。

そのへんに山になっている紙は、入力処理などは終わっているはずですから。

以上の作業を半年ぐらいすれば、すっきりした事務所になると思いますが、どうでしょうか?

毎日コンスタントに一定量の紙が入ってくると考えて、以上のプランを書きましたが、紙が入ってこない日があるなら、その日は、古いゴミの片付け作業をしてください。

成功させるポイント

最後に書類をすっきり片付けるコツを書いておきます。

1)1日15分でいいけど、毎日コンスタントに行う

大々的な断捨離をする必要はありませんが、毎日、少しずつ確実に前に進んでください。

これまで、断捨離に失敗したのは、一気にやろうとしすぎたからではないでしょうか?

2)不要な紙はさっさと捨てる

経理業務上、取っておかなければならない紙だけを残してください。

すべては仕事で使う書類ですから、私物のように、「この紙、あとでいるかも、この資料、取っておくといいかも」などとは考えないと思いますが、念押ししておきます。

取っておく必要のない紙まで取っておくと、自分の仕事が大変になり、机周りが散らかるだけで、いいことは何1つありません。

捨てるのが不安なら、繰り返しますが、スキャンして残してください。

3)1人でやれないときは応援を頼む

ものすごく大量に紙があって、とても1人では片付けられないときは、正社員(がそばにいるかどうかわかりませんが)と一緒に作業してください。

4)作業方針を決めてから取り組む

今回、私が書いたプランのように、これからする作業の流れをある程度決めて、頭に入れてから、作業をしてください。

いきあたりばったりにやっていると効率がよくありません。

私が書いたようにする必要はなく、BIG Sさんが、実情に合わせて、独自の作業プランを考えてくださいね。

では、BIG Sさんの机周りがきれいになることを祈っています。

仕事の紙の片付け・関連記事もどうぞ

たくさんある仕事の書類をどうしても捨てられなくて困っています←質問の回答。

仕事でどうしても必要な物が部屋を占拠していたらどうするか。

仕事で使うかもしれない書類を捨てる6つの判断基準。

家中に書類があふれているとき、紙類を上手に断捨離する7つのヒント。

筆子流、紙ゴミを増やさない極意:ミニマリストへの道(70)

****

事務所にたまっている紙をすっきりさせる方法をお伝えしました。

自宅、事務所かかわらず、紙をいっぱいためている人は、ほかにもたくさんいらっしゃると思います。

たまってしまう理由は

・必要のない紙まで持っている

・必要のない紙まで入れてしまっている

・紙が入ってきたあとさっさと処理しない

この3つだと思います。

必要のない紙は、中に入れず、万が一入ったら、キープするのではなく、捨ててください。

繰り返します。捨ててください。

これが、紙ゴミをためないコツです。

ではあなたも、感想や質問などありましたら、お気軽にメールください。お待ちしています。





「ミニマリスト宣言」発売告知新刊「50歳からのミニマリスト宣言!」3月14日発売のお知らせ(現在予約受け付け中)前のページ

ポイ活をやめて本当によかったと思うこと。次のページスマホを使っている女性

ピックアップ記事

  1. ムック・8割捨てて二度と散らからない部屋を手に入れる、発売しました。
  2. 筆子の新刊『買わない暮らし。』(6月16日発売)著者による内容紹介。現在予約受付…
  3. 新刊『本当に心地いい部屋』4月14日発売のお知らせ:現在予約受付中。
  4. いつか使うかもしれない、と思うものを本当に使う方法、あるいは見切りをつける方法。…
  5. ムック本・第2弾『8割捨てれば、お金が貯まる』発売のお知らせ:11月15日です。…

関連記事

  1. 散らかった部屋

    断捨離テクニック

    迷わないようにしておく。それが断捨離を成功させるコツ

    不用品を捨てる作業、つまり断捨離を上手に行う方法をお伝えします。…

  2. 捨てられない女

    断捨離テクニック

    こんまりの片付けで失敗したら試してほしいとっておきの「捨て」テクニック

    こんまり流の片付けがうまく行かない、ある理由とその対策をお伝えします。…

  3. 心配している女性

    断捨離テクニック

    だめな自分に向き合うのが怖い:物を手放すことに対する不安と恐怖(その2)

    不用品の片付けや断捨離を無意識に避けてしまう心理の背後にある不安や恐怖…

  4. カメラ

    断捨離テクニック

    写真を断捨離するシンプルな方法:質問にお答えしました

    「古過ぎる写真の整理について」という問い合わせをいただきました。今回は…

  5. 散らかった部屋

    断捨離テクニック

    足の踏み場もない部屋をなんとか片付ける方法。

    部屋が物だらけで頭が変になりそうという方から、相談メールをいただきまし…

  6. 娘の汚部屋

    断捨離テクニック

    断捨離しても3ヶ月後にはくしゃくしゃの部屋に逆戻り。進歩がない人用の対策7つ。

    ある汚部屋の主(主婦の方)から、「がんばって断捨離しても3ヶ月後にはま…

新刊「50歳からのミニマリスト宣言!」

ムック:8割り捨てて二度と散らからない

ムック・8割捨てればお金が貯まる

書店かセブンイレブンで買ってね。

 

8割捨てればお金が貯まる・バナー

ムック本・8割捨てればお金が貯まる、発売のお知らせ

「本当に心地いい部屋」

「買わない暮らし。」売れてます(第7刷)

筆子のムック(第5刷)

筆子の本、『書いて、捨てる!』

更新をメールで受け取る

メールアドレスを記入して購読すれば、更新をメールで受信できます。

1,812人の購読者に加わりましょう

新しく書いた記事を読む

  1. 考え事をしている女性
  2. 新学年
  3. 段ボール箱
  4. 車を運転しているところ
  5. ピンクの花
  6. ストレスがある人
  7. 若い女性と車
  8. リラックスしている人
  9. 引っ越し準備中
  10. テーブルを拭く手

筆子の本・10刷決定です

オーディオブック(Audible版)も出ました♪ 捨てられない人は要チェック

 

1週間で8割捨てる技術
 
⇒筆子の本が出ます!「1週間で8割捨てる技術」本日より予約開始

 

実物の写真つき紹介はこちら⇒「1週間で8割捨てる技術」筆子著、本日発売です(写真あり)

大好評・特集記事

小舟バナー

 

お金を貯める・バナー

 

実家の片付けバナー

 

ファッションバナー

 

フライレディバナー

 

湯シャンバナー

 

ブックレビューバナー

 

TEDバナー

 

歯の治療バナー

今日のおすすめ記事

  1. 忙しいお母さん
  2. 室内
  3. 読書する手元
  4. たくさんある食器
  5. うつうつとしている人
  6. 捨てて後悔する人
  7. スマホ
  8. 積み重なった書類
  9. ノート
  10. スーパーマリオ

過去記事、たくさんあります♪

PAGE TOP