居眠りしているビジネスウーマン

断捨離テクニック

最終更新日: 2023.07.4

仕事で使う書類や本で書斎がいっぱい~この問題を改善する方法。

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仕事で使う書類と本で部屋がいっぱいです、どう思いますか?

この質問に回答します。

まずメールをシェアしますね。観葉植物さんからいただきました。



仕事道具で部屋が埋まっています

件名:私と仕事

筆子さんへ

2回目のメールになります。先日、お返事が来てとても嬉しかったです。

家の中にある不用品、ガラクタは、1日15分の断捨離によって随分と捨てることができました。モーニングページというか、毎朝、ノートに思ったこと書くことを始めました。

最近、職場に置いていた残りの道具も全部、持ち帰りました。

しかし、それによってまた家の中に物が増えました。

仕事道具を捨てきれない原因は、今の仕事を続けるのか? 辞めるのか? 転職するのか?です。今、一番のテーマです。

私にとって、仕事に関係ないものはどんどん捨てることができるのですが、仕事道具は不用品と思えていないんですよね・・・

もしかして使うかも? の連続で、毎年、山のように仕事道具(紙書類・書籍)が増えていきます。実際に使うのは、ほんの1部です。

書斎として使っていた部屋は、今では足の踏み場もないぐらい仕事で使っていたものであふれています。

筆子さん、この状態、どう思われますか?

お返事、よろしくお願いします。





観葉植物さん、こんにちは。お便りありがとうございます。

観葉植物さんは、つい先日、メールを紹介した方ですね。

どうしてこんなに物が家にたくさんあるのか? ようやくわかった私の本当の気持ち。

筆子がその状態をどう思うか?

人の部屋のことなので、本人がいいなら、それでいいんじゃないかな、と思います。

私の家にも、部屋の中が物だらけの人間が1名いますが、公共スペースにはみでてこなければ、好きにしてくれていい、というスタンスです。

実際は、けっこうはみでているのですが、私の所持品が少ないせいで、そこまでダメージがないし、根本的に考え方や価値観が違う人間を変えることはできないため、相手の行動の矯正にエネルギーを使うぐらいなら、もっと自分の生活を充実させるほうに力を注ごうと思っています。

ただ、物は持ちすぎないほうが、人生がよくなると私は思っているので、「ガラクタは捨てたほうがいいですよね?」と聞かれたら、「もちろんです」と答えます。

しかし、大事なのは、私がどう思うかではなくて、観葉植物さんが、どうしたいかです。

ご自身が、「こんなに書類や本がいっぱいあると暮らしにくいよね。少し減らしたいな」と思うなら減らしてください。

では、ここから、具体的な減らし方のアクションプランを提案します。

話をシンプルにするために、今後もその仕事を続けると仮定します。

つまり、今、書斎にあるものは、一見、みな重要で、持ち続けなければならない気がしている書類や本です。

一方で、観葉植物さんは、「使うのはほんの一部」と書いているから、その一部以外は、いらないわけです。

一部にあてはまらない紙を捨てることを目標に作業を進めてください。

1.仕事関係のものを一箇所に集める

最初は書類の整理をしましょう。

これから整理するものを一箇所に集めてください。

書斎には、仕事に関係のないものも、あるでしょうが、今回は、仕事関係のものだけを取り扱います。

書斎に仕事関係のものしかないなら、この作業は省略できます。

一箇所に集めるとき明らかにいらない紙が目についたら捨ててください。

2.1枚ずつ見ていく

一箇所に集めたら、上から順番に、1枚ずつ中身を確認し、要不要の判断をしていきます。

量が多いと時間がかかりますが、1日15分ぐらいやってください。

書類がとじられていたら、表紙を見るだけで、要不要が判断できるので、実際やってみるとそこまで、時間はかからないと思います。

1枚ずつ見ていて、いらない紙を発見したら、捨てていい紙用のごみ袋か箱に入れておき、あとで必要に応じて、シュレッダーにかけるなり、そのまま捨てるなりしてください。

3.要不要の判断基準

観葉植物さんが、「もしかして使うかも?」と思ってしまうのは、明確な判断基準がないからです。

残す紙、捨てる紙のルールを決めてしまえば、あとはそのルールにしたがって、仕分けをするだけです。

たとえば、「過去1年使わなかった紙はもう捨てる」など。

仕事や書類の内容によって適切なルールは変わるので、状況を見て、最良だと思われるルールを採用してください。

ただし、ルール作りで、完璧主義に陥らないでください。

完璧主義を手放せばいい:決断するコツを教えます(その3)

私に言わせれば、「これは絶対いる!」と思わない紙、つまり、もしかしたら、あとでいるかもしれない的なあいまいなジャンルに入る紙は、なくても大丈夫な紙です。

仮に必要になったとしても、なんとかなると思います

では、以下に私が考えた判断のよりどころを紹介します。以下の質問に答えながら、紙を整理するのはどうでしょうか?

将来、この情報が必要になるか?

仕事をするとき、その情報にアクセスする必要が生じると思ったら残し、思わなかったら捨てます。

よそでこの情報にアクセスできないか?

自分がその紙をもっていなくても、別の場所でその情報にアクセスできるなら、その紙を持つ必要はありません。

別の場所とは、職場、インターネット、図書館や資料館、同僚などです。

何の整理もしない状態で、大事な紙もどうでもいい紙もいっしょくたに持っていると、その紙が必要になったときにさっと取り出せません。

ネットや図書館は検索性が高いから、自分で持つより、こうしたものを利用するほうが、情報を引き出すのに、時間がかかりません。

ダブっていないか?

似たような書類、少し違うだけで本質的に同じ書類は、1枚あれば十分なので、最新のものだけ残し、残りは捨てます。

必要な部分だけをまとめられないか?

50ページある資料の100%すべてが重要ということはあまりありません。

レシピ本でも、残したいレシピは、一部だけということが多いですよね。

この場合は、どうしても残したいページだけ切り取って残したり、写真に撮ったり、転記したりすれば、残りのどうでもいい部分は、捨てることができます。

デジタル化できないか?

デジタル化できる書類は全部デジタル化して、もとの紙はできるだけ捨ててください。

原本も必要という紙もあるでしょうから、原本は残さなくても大丈夫なものに限られますが。

たくさんの書類を扱い、年々その枚数が増えていくような仕事なら、すべてデジタル化したほうがいいと個人的には思います。

・・・以上の作業を行えば、かなり数が減るのではないでしょうか? 書類の整理が終わったら本も同じ要領で整理してください。

仕事で必要な本というのは、楽しむための本でなく、そこにある情報を参照したいがために持っている本ですから、書類と同じ判断基準でいけると思います。

整理しても、けっこう大量に残ってしまったら、どうしても使うものから職場に戻せばいいでしょう。

職場と自宅の二箇所で仕事をすることが多いなら、やはりデジタル化をおすすめします。資料を持ち歩かなくてすみますから。

自分の気持ちにそって整理する

去年、本を所有することについて、たくさんの読者の方からメールをいただきました。

本は貴重な文化財だから捨てるべきではない、という意見に私が思うこと。

本は捨てるな、という意見を読んで(その1) その1からその9まであります。

読者のメールを読んで、書類、ノート、本など、情報や考えを記録したものの扱いは、きわめて個人的なことだと感じました。

私が、「こんな紙、全捨てに決まってんじゃん」と思ったとしても、ある人にとっては、とても重要で、墓までもっていきたい紙束だったりします。

だから、書類や本を整理するときは、自分が誰で、これからどうしたいのか、何を大事にしていきたいのかをちゃんとわかっていたほうがうまくいきます。

紙束の片付けをする一方で、5年後、10年後、どうなっていたいか考えるようにしてください。

今と同じでいいのか、何か変えたいことがあるのか?

変えたいことや、変わりたいことがあるなら、そのために、今、何をしたらいいのか?

そんなことを考えながら書斎に散らばっているものを片付けると、持つ必要のない書類や本がより明確になると思います。

仕事で使う紙の整理・関連記事もどうぞ

たくさんある仕事の書類をどうしても捨てられなくて困っています←質問の回答。

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仕事で使うかもしれないと思うと断捨離できない←質問の回答。

仕事でどうしても必要な物が部屋を占拠していたらどうするか。

大事な書類もどうでもいい紙も床の上で堆積しているときの片付け方(汚部屋改善)

*****

読者の質問に回答しました。

今、インターネットがあるので、たくさんの資料を自宅に置いておかなくても仕事はできると思います。

確かに、そばに紙媒体であったほうが見やすいでしょうが、探すのが一苦労ですよね。

感想などありましたら、メールください。





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