家計簿をつける女性

ミニマルな日常

使い終わった手帳や家計簿はいつまで取っておくべきか?

家計簿を残していますか? という質問をいただきました。この記事で回答します。

まずメールをシェアしますね。TOMIKOさんからです。



手帳や日記が増える一方です

こんにちは。

筆子さんは家計簿をつけてられるとのこと、その家計簿は残されてますか?

手帳もです。

私はアクションプランナーを使ってたんですが、月間のスケジュールがなく手帳でググってると筆子さんの手帳にたどり着き、来年はこのコクヨさんを使いたいなと思いました。
 
で 手帳 家計簿は、記録として残るものが多く、将来参考に出来る記述が多いと思います。

ただ これらを残すのも増えるばかりで、その中でも必要な事柄をまた、記憶さすのにどこかに残せばいいのか、考えるとキリがなく、筆子さんの判断をお聞きしたいです。

例)家族旅行に行った先 かかった費用 等
  他人からいただいたお祝い金等 
  ちょっとした覚書 ・・・・・

細かいですが、考えると進まず、紙類が放置状態なんです。

宜しくお願いします。





TOMIKOさん、こんにちは。メールありがとうございます。

家計簿は7年分残す予定

私が、紙のノートに家計簿をつけ始めたのは、2016年の5月1日ですが、これまでつけた家計簿はすべて残しています。

使い終わったのが3冊(2016年5月~2019年12月24日、およそ3年半分)

使い終わった家計簿

いま使っているのが1冊(2019年12月25日~)

いま使っている家計簿

家計簿は7年分残すつもりです。

カナダの税務署は、税金の申告の根拠となる書類を6年残すように言っています。クレジットカードの明細など、締め日が月末ではなく、月をまたいでいるのもあるため、私は7年分残すようにしています。

家計簿は、税金の申告には関係ありませんが、いつ、どこに何の支払いをしたか、というお金の動きが書いてあるため、申告に使った書類といっしょに残すことにしました。

3月28日の記事にも書きましたが、娘に、あのPCはいくらだった、と聞かれることもあるし、自分でも、あれはいつ支払ったっけ? と調べることが多々あるので、7年ぐらいが妥当だと思います。

日記、スケジュール帳、手紙を捨てる話⇒外出できないときは不用品を捨てよう。:31日間片付けプラン(後半2週間分)

家計簿として、はじめはコクヨの家計簿を使っていました。

2冊使ってみて、つけるべきポイントがわかったので、3冊めは、統計ノートを使いました。フォーマット(書く内容)は、最初の家計簿を下敷きにしています。

統計ノートは、横の罫線だけでなく、ところどころ縦線が印刷してあるものです。

いろいろな種類がありますが、私が使っていたのはB5(179×252mm)サイズです。

統計ノートは家計簿以外にも、さまざまな記録につかえて便利ですが、日本でしか売っていないため、使うのをやめました。もし、日本に住んでいたらいまも使っていたと思います。

現在は、コンポジションブックを使っています。

コンポジションブックは大学ノートみたいに、罫線が入っているノートです(記事の最後で説明します)。

スケジュール帳は今年と去年の分だけ

次に手帳ですが、これはスケジュール帳のことですよね?

私は、その年の分と、前の年の分を残しています。

つまり2年間分持っています。

スケジュール帳は、日々の予定の管理をするだけなので、使い終わったら基本、不用です。

ですが、たまに、「去年はどうだったかな」と調べることがあるので前の年のノートも残しています。

持ち歩かないので大きなノートを使っています。

デイリープランナー(スケジュール帳)

食事の日記も、2年分だけ残しています。

ふつうの日記は、10年日記を使っているので、今年の分と、その前の9年分残っている、といえます。

10年日記について⇒日記を書くことは心の断捨離に効果的。10年日記を使っています

手帳や家計簿、日記の捨て時の決め方

このような記録をどのぐらい保存するかは、なぜ、それを書いているのか、その目的によって変わります。

頭の整理のために書いている

頭(心)を整理するために書いているなら、書くことで目的が達せられるので、書き終わったらすぐに捨てて、問題ありません。

私は毎朝、モーニングページを書いていますが、1冊書き終わったら、即、捨てています。

モーニングページとは? ⇒モーニングページの書き方、やり方を教えてほしいという質問の回答。

将来必要になるかもしれない記録

私の家計簿のように、書き終わっても、その後、参照する可能性のあるものは、期限が来るまで残します。

あとで読みたいもの

将来、必要になる可能性は少ないけれど、何年かのち、読んで楽しみたいと思うなら、読み返すタイミングまで残せばいいでしょう。

この場合は、60歳になるまで、とか、70歳になるまで、過去5年分、3年分と期限を区切ったほうがいいです。

「あとで読みたいもの」は、あとで見て楽しむために残す思い出の品なので、数が多すぎるとガラクタ化します。

残す期限を短くするか、数をしぼるかしないと、収拾がつかなくなるでしょう。

思い出の品について⇒思い出の品を捨てるのが苦手な人は、こんなふうに考えてみては?

TOMIKOさんの家族旅行の費用やお祝い品に関するメモも、何のために書いたのか考えれば、いつまで残せばいいのかおのずとわかります。

あとで参照しないなら、私ならさっさと捨てます。

思い出の品として残したいのであれば、期限を決めて、保存すればいいでしょう。

デジタル化してかさを減らす

生きれば生きるほど、また、記録すればするほど、手帳や家計簿は増えるので、かさをあまりふやさない工夫も必要です。

紙のノートではなく、オンラインで記録すれば、ノートは増えません。

私は手書きが好きなので、アナログのノートにつけていますが、手書きにこだわりがないなら、オンラインで記録してください。

過去に記録したメモも、写真にとるか、スキャンすればデジタルデータとなります。

私は、10年日記(手書き)以外の日記をブログに書いています。毎日ではないし、全然書かない時期もあるし、複数のブログに渡っていますが、一応、2003年の8月から今にいたるまで、日記ブログを更新しています。

ブログは、写真のアップも簡単だし、検索もできるので便利です。非公開にしておけば、何でも好きなことを書けます。

最近は日記専用のアプリやソフトも豊富です。

カナダでは納税者の90%がオンラインで申告するそうです。

オンラインで申告するほうが、簡単だし、紙が増えないので、申告もオンラインのほうがいいでしょう。

私も、2年前にオンラインで申告しようとしましたが、ある数字を入れないと、前に進めなかったので、結局手書きで申告しています。

その数字は、夫の申告書の数字であり、夫(なんでもギリギリにならないとやらない)が申告書を用意するのを待っているのがすごくストレスなので、手書きにし、その欄をブランクにして申告しています。

いまは、ソフトの仕様が変わったかもしれないので、来年はオンラインを試すつもりです。

取り出しやすいところに収納する

将来使うかもしれないノートも、思い出の品として残すものも、取り出しやすい場所に収納したほうがいいです。

後日使うために残すのですから、どこに何があるかわかる状態にし、必要なときに、さっと手にできるようにしておかないと、残す意味がありません。

しまいっぱなしで忘れてしまうのは、持っていないのと同じことです。

家計簿や日記に関する過去記事もどうぞ

筆子の家計簿が「貯金&節約がもっと簡単になるみんなの家計ノート」にのりました。

家計簿がつけられないズボラ主婦が行き着いたお手軽な支出の記録法とは?

10年前の日記を読んで思うこと、そして日記をつけるメリット。

古い日記帳は捨てるべきか、残すべきか?:ミニマリストへの道(71)

主婦の家事手帳(コントロールジャーナル)の作り方。情報の一元化で家事を効率化

買い物習慣を変えるために買い物日記をつけてみては?

筆子の新刊『書いて、捨てる! 』3月11日発売。著者による内容紹介。

*****

コンポジションブックは、罫線がはいった糸とじのノートです。

大学ノートみたいなものですが、表紙が分厚いです(近年、各メーカーとも、分厚さの度合いが次第に減っています)。

日本でいえば、コクヨのキャンパスノートみたいなノートです。

文房具に関しては、規格を決めることを意識しているので、最近は、できる限り、コンポジションブックを使うようにしています。

シンプルなノートが結局は一番使いやすい、と思うにいたりました。





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