書類を読む女性

ミニマルな日常

仕事道具も書類も少ないに越したことがない。

1週間前に、仕事で必要な書類や書籍で書斎がいっぱいの方の相談に回答しました。

相談者の観葉植物さんからまたメールをいただき、返信希望とあるので、今回も記事で返信しますね。

その前に、該当の記事を読んで、「私の場合はこうだった」という体験を教えてくれメールを紹介します。

差出人はTさんです。



仕事道具や資料は少ないほうがいい

件名:観葉植物さんのメールを読んだ感想です

筆子さん、ご無沙汰しております。

以前メールを紹介していただいたTです。

持ち物も頭の中もスッキリさせてスムーズに退職できた話。

今日の記事になった、観葉植物さんの「仕事のものが捨てられない」悩みについて感想を書かせていただきます。

仕事で使う書類や本で書斎がいっぱい~この問題を改善する方法。

記事を読んで、観葉植物さんは、まだ転職や転勤のご経験がないのか、あっても回数が少ないように感じました。(間違っていたらすみません)

私はもう完全退職しましたが、仕事をしている間に何度かの転勤と、同業他社への転職を経験しました。

その時の状況を思い出すと、異動の際に持っていく仕事道具や資料は少ないに越したことはない、というのが実感です。

なぜなら、どこの異動先でも新たな資料や引継ぎマニュアルが山ほど私を待ち構えていたからです。

それらを受け入れて自分が使いやすいように整理するスペースと気持ちの余裕があった方が、新生活のスタートはうまくいきます。

筆子さんが記事に書かれていた整理方法は完璧だと思うので、転職も視野に入れておられるなら、とにかく数を減らすことを念頭に整理を始めることをおおすすめします。

転職しないとしても、一度手持ちの資料や道具を整理すれば、自分の現在の仕事の見直しとなってスッキリするのではないでしょうか?





後任者の立場に立ってみる

もし転職するとなれば、現在の仕事を誰かに引き継ぐ「引継ぎ資料」を作ることになると思います。

私の在職中、前任者が自分のファイル(紙&デジタル)をごっそり箱で手渡してきて「全部そこに入ってるから」という引継ぎを受けたことが何度かあります。

そういうファイルの中身は殆どがゴミでした(苦笑)。

「自分が後任者になったとして何が必要で何が必要でないか」という視点で仕分けをして不要なものを処分できてないファイルは、もらっても後任者の役には立ちません。

まだ現在の職場で仕事を続けるとしても、一度「後任者に引継ぐ」という視点で手持ちの資料や道具を見直しておくと、今後、転職となった時に慌てることもないし、現在の仕事にフレッシュな感覚で取り組めるようになるかもしれません。

長々と勝手な感想を書かせていただきましたが、観葉植物さんは忙しい毎日を過ごした上で整理や処分は負担かもしれませんが、不要なものを捨てて元気を取り戻されることを祈っています。

Tさん、こんにちは。お便りありがとうございます。

体験談を教えていただき、重ねてお礼申し上げます。

そうですね。事務職だと、転勤した先に大量の書類が待っていそうですね。

デジタル化が進んでいても、結局、紙のほうも取っておくから、かえって書類が増えているという話を聞いたこともあります。

なるほど、まともに機能する引き継ぎ資料を作るつもりで整理するのはいいアイデアですね。

「全部そこに入っているから」と手渡された箱の中身がほとんどゴミだったという話、ありがちですね~。

衣類や雑貨などの生活に使う物と同じで、書類も、必要なときにさっとアクセスできないと意味ないですから。

たくさん持ってればいいってわけじゃないんですよね。

それでは、Tさん、これからもお元気でお過ごしください。

次は、観葉植物さんのお便りです。

いろいろなことがぼんやりしている

筆子さんへ

先日は、お返事ありがとうございました。

少しずつ、処理をしながら気づいたことです。

2階の倉庫が暑すぎて、やる気が起きないのもあります・・・

1、自分の捨てる判断基準が曖昧なため処理の足を引っ張っていること。

2、5年後・10年後どうなりたいのか? 変わりたいと思っているが、曖昧である。

とりあえず、筆子さんの「買わないくらし」を購入し、参考にしています。

また、曖昧さに変化が起きてきたらメールすると思います。

観葉植物さん、こんにちは。

不用品の処理、少しずつ進んでいるんですね。よかったです。

2階の倉庫って、書斎のことですか?

それとも、書類と書籍が詰まっている部屋以外に倉庫があるとか?

冷房がないということは、部屋ではなく純粋な倉庫なんでしょうね。

まあ、そこは後回しにして、仕事部屋を片付けてはどうでしょうか? 冷房があると思いますので。

あるいは、朝の涼しいうちに15分だけ取り組んでください。

最近、日本はとても暑いようですが、2014年に名古屋にある実家で、断捨離していたときは、冷房なしで、朝の涼しいうちにやっていました。

実録:親の家を片付ける(1)~まずは自分のものをどんどん捨てる

おすすめの本

「買わない暮らし」を読んでいただいているのですね。

筆子の新刊『買わない暮らし。』(6月16日発売)著者による内容紹介。現在予約受付中です。

本を読んでいただくのはとてもうれしいのですが、この本は、買い物習慣を変える話がメインなので、仕事関係のものの捨て方は書いてないです。

パート4で捨てる話を書いていますが、捨てるメリットなどが中心で、実際の捨て方には12ページしかさいていません。

物の捨て方を知りたいなら、1冊目かムックがおすすめです。

「1週間で8割捨てる技術」筆子著、本日発売です(写真あり)

ムック本:『8割捨てて、すっきり暮らす』、著者による紹介。

心の整理に役立つのは、以下の2冊です。

筆子の新刊「それって、必要?」7月20日発売のお知らせ。著者による内容紹介です。

筆子の新刊『書いて、捨てる! 』3月11日発売。著者による内容紹介。

いずれも図書館にあると思うし、電子書籍もあるので、よかったら参考にしてください。

余白を作ることを意識する

さて、今回は、前回書いたものの補足して、さらなる捨て方を紹介したいと思います。

前回は以下のステップをおすすめしました。

1.仕事関係のものを一箇所に集める(全出し)

2.1枚ずつチェックして、不用なものを発見して撤去

これは紙に限らず、どんな物の処分にも使える方法です。

さらに、要不要の判断をするとき、自問すべきことを5つ紹介しました。

ここは、書類の整理に特化して考えました。

以上の方法をできないときは、以下のやり方をしてみてください。

1.通路を作る

前回のお便りに、書斎は足の踏み場もないほどである、と書かれていたので、まず、足の踏み場を作ってください。

不用品を搬出できる通路を作るわけです。

2.仕分けする場所を作る

次に、物の要不要を仕分ける場所を作ることを意識してください。

これは、床の一定のスペース(通路以外の場所)を当てるといいと思います。

本当のことを言うと、仕分けするスペースがないほどまで、物を押し込むべきではないのですが。

通路を作る、仕分け場所を作るというとりあえず達成すべきゴールがあると、今よりやる気が出ると思います。

3.視覚的ノイズを撤去する

次に、目障りなものから、どんどん整理していってください。

部屋の様子を写真や動画に収めると、視覚的ノイズは簡単に発見できます。

4.デスク周りを片付ける

観葉植物さんは、たぶんデスクで仕事をすると思うので、椅子や机の上にのっかっているものを取り去ってください。仕事に必要なものは、すべて手が届くところに置くのが理想です。

参考になる記事を3つリンクしておきますね。

今さら人に聞けない机の上の正しい片付け方:「きれい」のキープは難しくない

机の上からすぐに断捨離できる11のもの(プチ断捨離10)

紙類はシンプルなルールを決めて、早めに整理するのがコツ。

具体的な行動を積み重ねる

最後に、不用品の処分でもっとも大事なことを書きます。

観葉植物さんの過去のメールを読むと、わりとあいまいな感じで書かれています。

「わからないことが何なのかわからないから、ヘルプをお願いします」という感じです。

それに対して、私は、わりと具体的に回答していますよね?

私が具体的なことを書くのは、実際に捨てる行動を積み重ねないと、いつまでたっても、部屋が片付かないからです。

片付けは哲学の時間ではありませんから、「わからない、わからない」とぐるぐる考えることより、1つでもいいから具体的なアクションを取るほうが役立ちます。

自分探しみたいなことは、モーニングページを書くときなど、時間を決めて行い、片付け時間は別枠で取ってください。

不用品の処理は、1日15分ぐらいでOKなので、そんなに負担はないと思います。

それでは、観葉植物さん、暑さに負けず、お元気でお暮らしください。

*****

仕事の書類を捨てるコツを紹介しました。

人は、いったん手に入れたものは、どんなものでも失いたくないと思う心理的傾向があるので、「大事な書類」と思っているものでも、客観的に見たら、ただのゴミである、ということはよくあります。

自分で判断できないときは、差し支えなければ、家族や同業者などにチェックしてもらうのもいいかもしれません。





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